まずはこの3つ
- 用件（目的）は1〜2文目で言う：I am writing to 〜
- 依頼は Could you 〜? で丁寧に
- 相手の質問・指示された内容に全部答えたか確認
依頼・問い合わせのメールは、読み手に何かをしてもらう（答える・送る・許す）ための文章だ。だから用件を最初に書き、相手との関係に合った丁寧さで、必要な情報をもれなく伝えることが評価される。返信型の問題では、相手の質問や問題文の指示（「質問を2つ書け」など）に全部答えているかで内容点が決まる。
メールの組み立て
| パーツ | フォーマル | カジュアル（友人） |
|---|---|---|
| 宛名 | Dear Ms. Wilson, | Hi Emma, |
| 書き出し | I am writing to ask about 〜. | Thanks for your email! |
| 本文 | 用件→詳細→依頼 | 近況→用件→質問 |
| 結びの文 | I look forward to hearing from you. | See you soon! / Talk soon! |
| 結語 | Sincerely, / Best regards, | Best, / Take care, |
| 署名 | Kenta Sato（フルネーム） | Yui（名前だけ） |
宛名と結語のルール3
- 1敬称＋名字Mr. / Ms. / Dr. の後は名字。名前だけに敬称は付けない。女性は既婚・未婚を問わない Ms. が無難。Dear Mr. Brown,ブラウン様✕Dear Mr. Tom,
- 2名前がわからない時担当者名が不明なら Dear Sir or Madam, や Dear Admissions Office, のように部署名で。Dear Sir or Madam,ご担当者様
- 3結語のあとにカンマSincerely, や Best regards, のあとにカンマを置き、次の行に名前を書く。Sincerely yours, も可（主に米）。
目的を伝える書き出し5
- I am writing to ask about 〜.★★★〜についてお尋ねしたくご連絡したフォーマルの万能の書き出し。to の後を変えるだけ
- I am writing in response to 〜.★★★〜を受けてご連絡した広告・案内・メールへの返信に
- Thank you for your email about 〜.★★★〜についてのメールをありがとう返信の書き出し。フォーマルでもカジュアルでも可
- It was great to hear from you.★★★連絡をもらえてうれしかった友人への返信の書き出し
- I would like to 〜.★★★〜したいと思うwant to より丁寧
依頼する4
- Could you 〜?★★★〜していただけますかCan you 〜? より丁寧。目上の人にはこちら
- I would appreciate it if you could 〜.★★★〜していただけるとありがたいit を落とさない。最も丁寧な依頼の1つ
- Would it be possible to 〜?★★★〜することは可能か相手に断る余地を残す控えめな依頼
- I was wondering if you could 〜.★★★〜していただけないかと思って過去進行形で丁寧さが増す
お礼・おわび4
- Thank you for 〜ing.★★★〜してくれてありがとうfor の後は名詞か動名詞
- I really appreciate your help with 〜.★★★〜を手伝ってくれて本当に感謝している目的語は help など物事が基本。※I appreciate you. は口語的
- I am sorry for 〜.★★★〜して申し訳ないI am sorry for being late. のように使う
- I apologize for the inconvenience.★★★ご不便をおかけしておわびするフォーマルなおわびの定型
問い合わせる・確認する3
- Could you tell me whether 〜?★★★〜かどうか教えていただけますか間接疑問なので whether の後は S＋V の語順
- I would also like to know 〜.★★★〜も知りたい2つ目の質問をつなぐ
- Please let me know 〜.★★★〜を知らせてくださいlet me know if 〜 / when 〜 の形で
結びの文4
- I look forward to hearing from you.★★★お返事をお待ちしているto の後は動名詞。hear にしない
- Please let me know if you have any questions.★★★ご質問があればお知らせください情報を送る側の結びに
- Thank you for your time.★★★お時間をいただきありがとう依頼・問い合わせのメールの最後に
- Take care!★★★元気でね友人向け。フォーマルなメールには使わない
メールで減点されるミス4
- ✕I look forward to hear from you.○I look forward to hearing from you.look forward to の to は前置詞。後ろは動名詞。
- ✕Please reply me soon.○Please reply to me soon.reply は自動詞で to が必要。answer なら answer me。
- ✕I want you to send me the information.○Could you send me the information?want you to は目上には命令的に響く。依頼の形に。
- ✕Hi Professor! What's up?○Dear Professor Tanaka,What's up? は目上へのメールにはくだけすぎ。宛名から丁寧に。
Dear Ms. Wilson, ／ I am writing to ask about the summer English program at your school. I am a high school student in Japan, and I am interested in joining the four-week course in August. Could you tell me whether the course fee includes accommodation? I would also like to know if there is a placement test before the program starts. I would appreciate it if you could send me some information. I look forward to hearing from you. ／ Sincerely, ／ Kenta Sato
Hi Emma, ／ Thanks for your email! I am so happy that you are coming to Japan next month. I would love to show you around Kyoto. Do you like Japanese food? There is a great ramen shop near my house, and I would like to take you there. See you soon! ／ Best, ／ Yui ／ フォーマルとの違い：宛名が Hi、書き出しが Thanks、感嘆符も可。答案では短縮形は避けておく。
確認テスト
- 1I would appreciate if you could reply by Friday.正解は it。I would appreciate it if 〜 の形。
- 2I look forward to you in London.正解は seeing。to は前置詞なので動名詞。
- 3フォーマルなメールの宛名として正しいのは？正解は Dear Ms. Wilson,。敬称の後は名字。
- 4Could you tell me when ?正解は the program starts。間接疑問は S＋V の語順。
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