英語メールは5つのパーツでできている
英語メールは、大きく次の5つのパーツで組み立てると書きやすくなります。
- 件名（Subject）：用件がひと目でわかる短いフレーズ
- 宛名（Greeting）：Dear 〜, / Hi 〜, など
- 書き出し（Opening）：自己紹介やメールの目的
- 本文（Body）：具体的な内容、依頼、質問
- 結び（Closing）＋署名：お礼や今後のお願い、Best regards, など
日本語のビジネスメールにある「いつもお世話になっております」「〇〇の件でご連絡いたしました」のような長い前置きは、英語では短くするのが一般的です。最初の2〜3行で「何のメールか」がわかるようにすると、読み手に親切です。
ポイント：英語メールは「用件ファースト」。前置きより、目的を早く伝えることが礼儀になります。
件名と宛名の書き方
件名は「内容＋動作」で具体的に
件名が「Hello」や「Question」だけだと、何のメールかわからず後回しにされがちです。何について・何をしてほしいかが伝わるように書きましょう。
- Question about the homework for Unit 5（第5課の宿題について質問）
- Request to reschedule our meeting on June 12（6月12日の打ち合わせ日程変更のお願い）
- Application for the summer English program（夏期英語プログラムへの申し込み）
- Thank you for your help today（本日のお礼）
宛名は相手との関係で選ぶ
- Dear Professor Tanaka,：大学の教授など、かしこまった相手
- Dear Ms. Brown, / Dear Mr. Lee,：初めての相手、ビジネス
- Hi Emma,：何度かやりとりしていて、ファーストネームで呼び合う相手
- Dear Admissions Office, / Dear Hiring Manager,：担当者の名前がわからないとき
女性の場合、既婚・未婚にかかわらず使える Ms. が一般的です。相手が Hi で書いてきたら、次からは Hi で返しても大丈夫なことが多いです。迷ったら、相手のメールのていねいさに合わせるのが安全策です。
書き出し・本文・結びの定型表現
書き出し（目的と自己紹介）
- My name is Yuki Sato, and I am a second-year student in your Monday English class.
- I am writing to ask about the deadline for the final report.
- Thank you for your quick reply.（返信へのお礼から始める）
- I hope this email finds you well.（ていねいなあいさつ。ビジネスで使われる）
本文でよく使う表現
依頼
- Could you please send me the materials by Friday?
- I would appreciate it if you could check my draft.
質問
- I was wondering if the class will be held online next week.
- Could you let me know whether I need to bring a dictionary?
謝罪
- I apologize for the late reply.
- I'm sorry, but I will not be able to attend the meeting tomorrow.
添付
- Please find attached my report.
- I have attached the file you requested.
結び
- Thank you for your time.
- I look forward to hearing from you.
- Please let me know if you need any further information.
最後に Best regards, / Kind regards, / Sincerely, などを置き、改行して自分の名前を書きます。学校の先生にも取引先にも使いやすいのは Best regards, です。
例文：学校向けとビジネス向けのメール
例1：先生への欠席連絡（学校）
Subject: Absence from class on October 5
Dear Ms. Wilson,
My name is Kenta Mori from your Thursday Writing class. I am writing to let you know that I will not be able to attend class on October 5 because I have a hospital appointment.
Could you please let me know if there is any homework I should do for the next class?
Thank you for your understanding.
Best regards,
Kenta Mori
例2：打ち合わせ日程の変更依頼（ビジネス）
Subject: Request to reschedule our meeting on June 12
Dear Mr. Clark,
Thank you for arranging the meeting. Unfortunately, I have a schedule conflict on June 12. Would it be possible to move the meeting to June 14 or 15?
I apologize for any inconvenience this may cause.
Kind regards,
Aya Nakamura
Sales Department, ABC Trading
どちらも、2〜3行目で用件がわかる、してほしいことが疑問文ではっきりしている、という共通点があります。
よくある失敗と送信前チェックリスト
よくある失敗
- Please だけで依頼する：Please send me the file. は間違いではありませんが、目上の相手には命令っぽく響くことがあります。Could you please...? の形のほうがやわらかくなります。
- 長すぎる謝罪：日本語の感覚で何度も謝ると、かえって重く感じられます。謝罪は1〜2文で十分です。
- I want to 〜 の多用：I want to ask... は直接的すぎることがあります。I would like to ask... に変えるだけでていねいさが上がります。
- 件名なし・署名なし：スマホから送るときに特に起きがちです。
送信前チェックリスト
- 件名を見るだけで用件がわかるか
- 宛名のスペル、敬称（Mr./Ms./Dr./Professor）は正しいか
- 最初の3行で目的が伝わるか
- 相手にしてほしいこと（返信、確認、送付）がはっきりしているか
- 日付・時間・曜日に食い違いはないか
- 添付ファイルを本当に付けたか
- 結びと署名があるか
1週間の練習メニュー
- 月：件名だけを5パターン書く
- 火：宛名と書き出しを、先生用・友だち用で書き分ける
- 水：依頼メールを1通書く
- 木：謝罪メールを1通書く
- 金：水・木のメールを上のチェックリストで直す
- 土：お礼メールを1通書く
- 日：使った定型表現を、自分用テンプレートとして保存する
テンプレートを1つ持っておけば、次に英語メールを書くときは半分の時間で済みます。
