shutcho
business trips and expense claims
出張（しゅっちょう）
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The shortest answer that works
Japanese business trips are often same-day, paid a per diem, and settled with paper receipts.
日本の出張は日帰りも多く、日当が出て、紙の領収書で精算します。
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The standard explanation
Business trips in Japan frequently run there and back in one day by shinkansen. Companies have written travel rules setting a per diem and hotel allowance by rank, and expenses are claimed with receipts, traditionally on paper. Bringing back local sweets for the office is customary.
日本の出張は、新幹線で日帰りという形が多くあります。会社には旅費規程があり、役職ごとに日当と宿泊の上限が定められています。経費は領収書を添えて精算し、長く紙で行われてきました。職場に土産の菓子を買って帰るのが慣例です。
As a short speech
A full paragraph you can read aloud
A Japanese business trip has a recognizable shape. Because the shinkansen network makes most major cities reachable in a few hours, a meeting in Osaka from Tokyo is often done and back in a single day, leaving early and returning at night.
Companies keep a written travel policy setting what class you may travel, what a hotel may cost and what daily allowance you receive, and the allowance is often graded by rank. Expenses are claimed afterwards with receipts, and although electronic claims have spread since the tax rules on digital record-keeping were tightened, many workplaces still involve pasting receipts onto a form.
Two customs to know. You buy sweets at the station on the way back for the colleagues who covered your work, which is why every shinkansen platform has a shop. And if you travel with a senior colleague, seating follows the same rules as a car or a meeting room, with the window or the seat facing forward offered to the senior person.
日本の出張には、見分けのつく形があります。新幹線の路線網によって主要な都市の多くが数時間で行き来できるため、東京から大阪の打ち合わせは、朝早く出て夜に戻る日帰りになることが多いのです。
会社には旅費規程があり、どの等級で移動してよいか、宿はいくらまでか、日当はいくらかが定められ、日当は役職で分けられていることがよくあります。経費はあとから領収書を添えて精算します。電子帳簿の決まりが整えられて以降、電子での申請は広がりましたが、今も領収書を用紙に貼る職場は少なくありません。
知っておきたい慣習が二つあります。帰りに駅で、留守を引き受けてくれた同僚のために菓子を買います。新幹線のホームに必ず売店があるのはそのためです。そして上役と一緒に移動するときは、車や会議室と同じ考え方で席が決まり、窓側や進行方向を向いた席を上の人に勧めます。
Questions people actually ask
And how to answer them.
QWhat is a per diem for?
A fixed daily allowance covering meals and incidentals, paid on top of transport and accommodation without receipts. The amount is set in company rules and often differs by rank and by domestic or overseas travel.
食事や細かな出費に充てる定額の手当で、交通費と宿泊費とは別に、領収書なしで支給されます。金額は社内の規程で定められ、役職や国内か海外かによって変わることがよくあります。
QDo I really need paper receipts?
Increasingly no. Rules on electronic record-keeping have been tightened and clarified, so scanned or app-based claims are accepted at many companies, though internal practice varies widely.
必要でないことが増えてきました。電子帳簿保存についての決まりが整理されたため、読み取った画像やアプリでの申請を認める会社が多くなりました。ただし社内の運用の差は大きいままです。
QIs an overnight stay expected?
Only if the distance requires it. Many companies prefer a same-day return because it is cheaper, which is why early morning shinkansen trains are full of people in suits with no luggage.
距離が必要とする場合だけです。費用が安く済むので日帰りを好む会社は多く、早朝の新幹線が、荷物を持たないスーツ姿の人で埋まっているのはそのためです。
Phrases you can use
- I'm on a day trip to Osaka.大阪へ日帰り出張です。
- Please keep your receipts.領収書は保管してください。
- What's the daily allowance?日当はいくらですか。
- I'll submit the claim tomorrow.明日、精算を出します。
- Take the window seat, please.窓側の席へどうぞ。
Words you need
- business trip出張
- travel expense rules旅費規程
- daily allowance日当
- receipt領収書
- expense claim経費精算
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From YouTubeBackground (Japanese)
出張の取り扱いは会社ごとの旅費規程で決まり、交通の等級、宿泊費の上限、日当の額が定められています。日当は実費の精算ではなく定額で支給されることが多く、税務上の扱いも規程の合理性が前提になります。電子帳簿保存法の改正により、領収書を電子で保存する要件が整理され、経費精算のアプリを導入する企業が増えました。出張の帰りに職場へ土産を買う習慣は根強く、駅や空港の土産売り場はその需要に支えられています。