taishokutodoke
the one-line resignation notice
退職届（たいしょくとどけ）
In one line
The shortest answer that works
A Japanese resignation notice is a short, formal statement of intent, not a personal letter.
日本の退職届は、個人的な手紙ではなく、辞める意思だけを伝える短く形式張った文書です。
In 30 seconds
The standard explanation
Where an English resignation letter often explains reasons and expresses gratitude at length, a Japanese taishokutodoke is famously short: your name, the date, and a single line saying you resign for personal reasons, with no explanation expected or wanted. A taishokugan, using a slightly softer verb, is often submitted first as a request, with the todoke following once it is accepted. Executives and certain officials instead submit a jihyo, a different word for the same act at a higher rank.
英語の退職の手紙は理由や感謝を長く書くことが多いのに対し、日本の退職届は驚くほど短いことで知られています。氏名、日付、そして一身上の都合により退職しますという一文だけで、理由の説明は求められもしませんし、期待もされません。退職願というやや控えめな言い方の書類を先に願い出として出し、受理されたあとに退職届を出す、という順を踏む場合もよくあります。役員や一部の公務員は、同じ行為を指す辞表という別の言葉の書類を、より上の立場で提出します。
As a short speech
A full paragraph you can read aloud
One thing that surprises people who move from Western workplaces to Japanese ones is how little a resignation notice actually says. A taishokutodoke is typically one sheet with your name, the date, and a single fixed sentence: I resign due to personal circumstances.
No reasons, no thanks to the company, no explanation of what comes next, because the form is not meant to persuade anyone. There is also a softer version, the taishokugan, phrased as a request rather than a notification, which some workplaces expect first so the employer can formally accept it before the notice becomes final.
A separate word, jihyo, is reserved for executives, elected officials and certain public posts resigning from a position of responsibility, and using it for an ordinary employee's resignation sounds odd. The real conversation about why you are leaving happens separately, in person with your manager, well before this piece of paper is ever written.
西洋の職場から日本の職場に移ってきた人が驚くことの一つは、退職届に実際にはほとんど何も書かれていないことです。退職届はたいてい一枚の紙で、氏名、日付、そして一身上の都合により退職いたします、という決まった一文だけが書かれます。
理由も、会社への感謝の言葉も、この先どうするかの説明もありません。この書類は誰かを説得するためのものではないからです。退職願というより控えめな言い方の書類もあり、通知ではなく願い出として書かれ、正式な退職届を出す前に、まず会社に受理してもらうことを期待される職場もあります。
辞表という別の言葉は、役員や公選の役職、一定の公職にある人が責任ある地位を辞するときのためのもので、一般の社員の退職にこれを使うと不自然に聞こえます。なぜ辞めるのかという本当のやりとりは、この紙が書かれるずっと前に、上司との対面で別に行われます。
Questions people actually ask
And how to answer them.
QDo I have to explain why I'm leaving on the form?
No, and you generally shouldn't try to. The standard wording, for personal reasons, is used even when the real reason is a new job or a conflict with a manager, because the form is a formality, not an explanation.
いいえ、むしろ書かないのが普通です。一身上の都合という決まり文句は、本当の理由が転職先が決まったことでも上司との対立でも使われます。この書類は説明の場ではなく、形式的な手続きだからです。
QWhat's the difference between jihyo and taishokutodoke?
Jihyo is reserved for people resigning from a position of authority, such as a company officer, a lawmaker or a public appointee. Ordinary employees submit a taishokutodoke or taishokugan, and calling a regular employee's resignation a jihyo sounds mistaken to a Japanese reader.
辞表は、役員や議員、公職に就く人など、責任ある地位を辞める人のための言葉です。一般の社員は退職届や退職願を出し、一般社員の退職を辞表と呼ぶと、日本語話者には言葉の誤りのように聞こえます。
QCan I just tell my boss verbally?
Legally, verbal notice can be enough for an open-ended employee, but in practice a written notice is expected as proof and as a matter of process, and most companies will ask for one even after a verbal conversation.
法律上は、期間の定めのない雇用であれば口頭の申し出でも足りるとされますが、実務では証拠として、また手続きとして書面が期待され、口頭で伝えたあとも多くの会社は書面の提出を求めます。
Phrases you can use
- I'd like to submit my resignation notice.退職届を提出したいのですが。
- Just write 'for personal reasons.'「一身上の都合により」と書けば十分です。
- Please have your manager accept it first.まず上司に受理してもらってください。
- He handed in a formal resignation letter.彼は正式な辞表を提出しました。
- One page is enough; no explanation is needed.一枚で十分で、説明は要りません。
Words you need
- resignation notice退職届
- resignation request退職願
- for personal reasons一身上の都合
- letter of resignation from office辞表
- handover of duties業務の引き継ぎ
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From YouTubeBackground (Japanese)
退職届と退職願は同じ「辞めます」という意思を伝える書類ですが、退職願は会社に承認を願い出るもの、退職届は退職の意思を一方的に通知するもので、いったん受理されると撤回しにくいとされます。辞表は、会社役員や国会議員、大臣など、選任された地位や公職を辞める場合に使う言葉で、一般社員には使いません。民法では、期間の定めのない雇用契約は、申し入れから二週間で終了させられると定められていますが、就業規則で一か月前の届け出を求める会社が多くあります。