英語メールの書き出しと結び｜AIで相手に合わせる
AI×英語｜第45回
Dear Sir or Madamのまま止まってしまう英語メールの書き出しと結びを、相手との関係に合わせてAIに選ばせるプロンプトです。書きかけのメールを直してもらう使い方と、Best regards以外の結びの言い換えリストの作り方も紹介します。
監修：原田高志（原田英語.com）
「Dear Sir or Madam,」で書き出して、そのまま「Best regards,」で締める。そんなメールばかり書いていませんか。今日は、送る相手との距離感に合わせて、書き出しと結びをAIに選ばせるプロンプトを3本用意しました。声に出して読みながら、そのまま貼って使ってみてください。
大学の先生にも、海外支店の同僚にも、問い合わせ窓口にも、同じ書き出しと結びを使い回していないでしょうか。
英語のメールは、書き出しと結びの硬さで、相手との距離感がそのまま伝わります。知らない相手には堅く、親しい同僚には軽く、この使い分けだけで、メール全体の印象が変わります。今日は、関係ごとに書き出しと結びをAIに選ばせるプロンプト、書きかけのメールをそのまま整えてもらうプロンプト、そして"Best regards"だけで止まっている結びの言い換えリストを作るプロンプトの3本を紹介します。
相手との関係に合わせて、書き出しと結びをAIに選ばせる
書く力が伸びる
初めて連絡する取引先、留学先の教授、海外支店の同僚。同じ「Dear」や「Best regards」で済ませると、距離感が合わないことがあります。相手ごとにふさわしい書き出しと結びを、理由つきでAIに提案してもらいます。
I'm writing an email in English. The person I'm writing to is:
"""(相手との関係をここに書く。例: a professor I've never met / a coworker at our overseas office / a customer support team)"""
Give me:
1) two natural opening lines for this email
2) two natural closing lines
3) a one-line reason why each pair fits this level of formality
Do NOT give me the same opening and closing I would use for a close friend. 英語でメールを書こうとしています。相手との関係は次のとおりです。
"""(相手との関係をここに書く。例: 会ったことのない教授 / 海外支店の同僚 / カスタマーサポート窓口)"""
次を教えてください。
1) このメールに合う書き出しを2つ
2) 結びを2つ
3) それぞれがなぜこの硬さに合うのか、理由を一言ずつ
親しい友人に使うような書き出し・結びは出さないでください。 使いかた
- 1 """の中に、相手との関係を短く書き込む
- 2 返ってきた書き出しと結びのうち、いちばんしっくり来る組み合わせを選ぶ
- 3 理由の説明を読み、なぜその硬さになるのかを確認する
- 4 相手を変えて2〜3回試し、硬さの違いを声に出して比べる
こんな形で返ってきます
入れたもの（例）
(相手: 会ったことのない教授)
返ってくる形（抜粋）
1) "Dear Professor Smith," / "I hope this email finds you well, Professor Smith," 2) "Thank you for your time and consideration." / "I look forward to hearing from you." → 理由: 面識がないので、Dearに肩書きと姓を添えるのが基本の形です。
返ってきたら、この一言を続ける
-
Now do the same thing, but for someone I already met once at a conference.
次は、学会で一度会ったことがある相手の場合で、同じことをしてください。
-
Which of these would sound too casual for a first email?
この中で、最初のメールとしては砕けすぎているものはどれですか。
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書きかけのメールの書き出し・結びだけAIに直してもらう
書く力が伸びる
本文はもう書けているのに、最初の1行と最後の1行だけ手が止まる。そんなときは、本文をそのまま貼って、書き出しと結びだけを整えてもらいます。
Here is the body of an email I'm writing (the middle part is already fine):
"""(ここに本文を貼る)"""
The reader is:
"""(相手との関係をここに書く)"""
Suggest only:
1) one opening line
2) one closing line
that match the tone of the body above. Do NOT rewrite the body itself. これから送る英語メールの本文です(真ん中の部分はこのままで大丈夫です)。
"""(ここに本文を貼る)"""
読む相手は次のとおりです。
"""(相手との関係をここに書く)"""
次の2つだけ提案してください。
1) 書き出し1行
2) 結び1行
本文のトーンに合わせてください。本文そのものは書き直さないでください。 使いかた
- 1 本文が書けたら、"""の中にそのまま貼る
- 2 相手との関係も一言添える
- 3 返ってきた書き出し・結びを、本文の前後に貼り付ける
- 4 声に出して通しで読み、硬さがそろっているか確かめる
こんな形で返ってきます
入れたもの（例）
(本文)"I wanted to update you on the shipping delay we discussed last week..."
返ってくる形（抜粋）
1) 書き出し: "Thank you for your patience regarding this matter." 2) 結び: "Please let me know if you have any questions." → 本文がすでに丁寧な調子なので、書き出しと結びも同じ硬さにそろえてあります。
返ってきたら、この一言を続ける
-
Make the closing a little warmer, since we've worked together for years.
長年一緒に仕事をしてきた相手なので、結びをもう少し温かい調子にしてください。
"Best regards"で止まっている結びの言い換えリストを作る
単語力が伸びる
結びはいつも"Best regards,"だけ、という人は多いはずです。硬さ別に言い換えのストックを作ってもらい、次に書くときすぐ選べるようにします。
Make me a list of email closing lines in English to replace "Best regards." Organize it into three levels of formality: very formal (for someone I've never met), standard business, and friendly but still professional (a coworker I know well). Give me 3 closing lines for each level, with a one-line note on when to use it. "Best regards,"の言い換えになる、英語メールの結びのリストを作ってください。「かなりフォーマル(面識のない相手)」「標準的なビジネス」「親しいが失礼にならない範囲(よく知る同僚など)」の3段階に分け、それぞれ3つずつ、使う場面のひとことメモつきで挙げてください。 使いかた
- 1 上のプロンプトをそのまま貼る
- 2 3段階のリストを、よく送る相手のタイプごとにメモしておく
- 3 次にメールを書くとき、リストから1つ選んで使う
- 4 使ってみて違和感があった表現は、リストから外す
こんな形で返ってきます
入れたもの（例）
(段階: 標準的なビジネス)
返ってくる形（抜粋）
・"Kind regards,"：Best regardsとほぼ同じ硬さで、やや柔らかい響き ・"Thank you for your time."：相手の時間を割いてもらったお礼を兼ねる ・"I look forward to your reply."：返事を待っている案件向け
返ってきたら、この一言を続ける
-
Which of these should I avoid using with a professor?
この中で、教授には使わないほうがよいものはどれですか。
AI相手に、声に出してみる
音声を聞いて、そのまま真似してください。AIとの英会話は、この一言から始まります。
Can you check if this opening sounds too formal for a coworker?
この書き出しは、同僚に対して硬すぎないか確認してもらえますか。
Give me a warmer way to end this email.
このメールの結びを、もう少し温かい言い方にしてください。
Is "Dear Sir or Madam" still okay to use here?
ここで"Dear Sir or Madam"を使うのはまだ大丈夫ですか。
AI時代の英語学習、ここだけは
書き出しと結びは、硬さをそろえる
書き出しを"Dear Professor Smith,"と硬く始めたのに、結びが"Cheers,"では、読み手はちぐはぐな印象を受けます。AIに提案してもらったら、書き出しと結びを声に出して続けて読み、同じ硬さで聞こえるかを確かめてください。
相手の名前が分からないときの結びも覚えておく
名前を知っている相手には"Yours sincerely,"、"Dear Sir or Madam"のように名前が分からない相手には"Yours faithfully,"を使う、という使い分けがイギリス英語にはあります。アメリカ英語では faithfully はあまり使わず、"Sincerely,"や"Yours truly,"で締めるのがふつうです。どちらの英語圏に送るメールかも、AIに伝えておくと安心です。
同じ結びを使い続けない
"Best regards,"だけを何年も使っていると、書き出しと同じで手が止まりやすくなります。今日作った言い換えリストを、月に1回見直して、新しい表現を1つ足すようにしてください。
⚠️ 使うときの注意
⚠️ AIが提案する書き出しと結びは、あくまで一般的な目安です。会社や大学ごとに独自のメール文化がある場合は、そちらを優先してください。特にDear Sir or Madamのような宛名不明の書き出しは、可能なら相手の名前を調べてから送るほうが丁寧です。
書き出しと結びは、メール全体の印象を決める最初と最後の1行です。今日紹介した3本のうち1本を選び、次に送る英語メールで実際に使ってみてください。
原田高志
よくある質問
"Dear Sir or Madam"と"To whom it may concern"は同じ意味ですか？
どちらも相手の名前が分からないときに使う書き出しで、意味はほぼ同じです。どちらを使うか迷ったら、送り先の国と用件をAIに伝えて、どちらが合うか聞いてみてください。
メールの結びに"Thanks,"だけを使うのは失礼ですか？
よく知っている同僚など、カジュアルな関係であれば問題ありません。ただし初めて連絡する相手や目上の人には、"Thank you for your time."のように、もう少し丁寧な形にするほうが安心です。